“省出大企业”法则之三：决战行政部(第2页)
作者：佚名 文章来源：本站编辑 更新时间：2008-4-21
李响介绍说“其实我就是把出差的同事当作物流标的,实现类似GPS的定位而已。”在德本,行政部门接受全国的出差申请,并根据出差申请制定行程优化,所有省会及二级城市的住宿和票务都由总部的指挥中心完成,这样,出差人员不再需要顾虑机票,每到一个目的地,也可以直接按照手机短信上的地址到离客户最近的指定酒店住宿，而这一切，是依靠总部行政部门和携程、亿龙等旅行协助机构共同完成的。总部会尽量根据拜访客户所在的位置，选择合乎标准且距离最近的酒店，并且随时接受员工对这种安排的投诉和建议。
完成这一切，行政部门所需要做的不过是一个来自台湾的行程跟踪软件，和一名专有协调秘书，每个月的成本不超过4000块。
计划推广的初期，行政部门遭遇了来自全国分公司的抵抗，一些员工投诉：为了和总部沟通行程，发生了很多的长途通讯费用，这样做太烦琐！而李响的新策略很快让这些投诉者哑口无言：“总部协调中心开设了新的热线，专门接听投诉，并且申请了受话方付费业务。”这样一来，抱怨和抵触面临细致的量化评估，无端的指责不攻自破。
让所有人都有秘书
德本电工在总部推出这些措施的时候，大家都觉得是天方夜谭。“其实非常简单，我们不仅没有增加一个秘书，还在3个月以后减少了5个秘书，节约了一成的移动通讯成本，并且提高了所有会议和信息沟通的效率”。
完成这些成就的并不是什么高科技，只是在行政部门的电脑上安装了一个短信群发平台。以往，每次召开会议，都需要会议发起人把参加会议人员的名单交给秘书，由秘书打电话逐个通知，往往是对方在拜访客户的时候不得不接听电话，并且在赶到会议现场的时候对会议主题一无所知。应用了这个平台以后，系统将在会议开始前4个小时自动把会议信息发到所有人的手机上，内容涉及会议名称、主题、发起人、地址、时间，以及基本的背景资料。会议参加人只需要在收到通知后发任何内容回复到指定号码，就表示已经收到，或是否能准时参加。为了预防短信被遗漏，信息发出1小时如果没有收到回复，系统会提示秘书，再由秘书打电话询问原因。
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