上一回我们谈了调整职能部门的三个步骤，即：

　　自己写自己的《岗位描述》、适当调整、落实上墙；

　　通过自己写自己的《岗位描述》可以检验责任人对自己岗位的熟悉的程度，同时也可以检验我们公司各部门的工作效能问题；

　　通过适当的调整，可以进一步增强责任人的责任意识，可以使责任人与其所在的岗位更加匹配、更加合理；

　　落实上墙，则给责任人增添了一种无形的压力；同时，也为接受上级检查和部门监督、提高工作效率打下良好的基础！

　　但是，仅有这些是远远不够的！

　　我们要对那些经常重复出现的日常工作或者业务，进行逐项分解；做到“规范化、程序化、典章化”；不仅是“人人有专职、事事有人管”而且还是“条条有标准，项项有规范”！

　　这里所说的“条条有标准，项项有规范”是什么意思呢？

　　就是说，我们通过把那些经常重复出现的日常工作或者业务，比如签订购销合同、编制各种计划（如销售计划、生产计划、材料计划、劳资计划以及资金计划等）、进行生产派工、检查产品质量、货物结算、出门管理以及处理违章违纪等事项，在学习外部先进经验和总结本企业成功经验的基础上，根据现实条件规定出标准的、规范的工作程序、工作方法和工作质量要求（即：规范化、程序化）；并与有关职能机构、岗位以及岗位责任人的职责、权限和相互关系用规章制度的形式固定下来（即：《岗位说明书》），并加以贯彻执行（即：典章化）这么一个途径，解决“谁来干、怎么干、啥时间干、干到什么程度、啥时间完成”的问题！

　　只有这样，才能有希望建立起正常的管理秩序；只有这样，才能使管理工作按科学的程序办事；只有这样，才能避免那种杂乱无章、凭经验办事、职责不清、互相扯皮的情况发（即使出现问题也容易及时查出、及时解决）！只有这样，才能让有关责任人比较快、比较准确也比较全面地掌握自己的工作内容和工作方法，并明白自己的岗位在整个管理工作流程中所占据的位置，从而促使他们更加负责地工作；只有这样，我们才能对他们的工作进行有效的监督；只有这样，才能使你放心地把那些烦琐的、大量的、重复性的工作交给他们去办，以便你抽出更多的时间和精力去解决企业的重大的决策问题；也只有这样，才能分清好和坏、优和劣，从而为业绩考评以及将来的工资制度的改革打下坚实的基础！

　　那么，这个基础应该怎么打呢？如何对那些经常重复出现的日常工作或者业务，进行逐项分解分解呢？很简单，也是三个步骤，即：

　　第一步，由岗位责任人自己写出初稿；

　　有的人可能会以“我水平低写不了”为借口予以搪塞；我们不必在意，也不必迁就；因为我们的要求并不高，只是要求把平时工作的先后顺序和相关的过程列出来就行了嘛！你是怎么做的你总该知道吧！你是怎么做的你就怎么写，就这么简单！

　　第二步，讨论定稿；

　　由相关部门讨论、修改后定稿；

　　第三步，形成程序文件，按规定的程序运作；

　　简单吧？是的，非常简单！

　　但是，任何事情都看似简单，实际做起来却比较难！墨非定律不是说嘛：“重要的事情总是简单的，简单的事情总是难以做到的！”

　　但是，企业要想搞好，管理就必须上台阶！管理要想上台阶，就必须夯实基础管理！就好象飞机要起飞必须有一条坚实、而宽阔的起飞跑道一样；对企业来讲，基础管理就是这样一条跑道！你说重不重要！

　　古人云：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细！”对于一个企业来讲，不仅建立融责权利为一体的规范化、程序化、典章化的管理机制需要真工夫，而且，要按规定一招一式不走样，难道不更需要真工夫？

　　作者：刘俊衡，资深管理顾问。现任安阳中联钢业有限公司行政事业部部长。主要作品有《企管三字经》、《刘俊衡戏说管理系列》及多种管理办法范本。电子信箱：ljh_52010@sina.com,欢迎切磋交流。