会议虽然非常多,越到高层参加会议的频率越多,会议在工作时间中所占的比例越大,可是还是有很多企业不会开会。结合中国的实际,我们发现不会开会主要有以下几种表现方式。
一是会议成为了“中国式恋爱”。所谓中国式恋爱,是指本来讨论工作的事宜,开着开着就开成了含蓄或非含蓄表达情感的会议。一个人发了言表明了自己的观点,接着是一个又一个以不同的方式表达自己“同意”、“支持”的情感。所用的语言不能量化,甚至会议记录员也不无法记录。开完会之后,是否能够落实,根本知道。如果是工作任务的布置会议,任务布置的有量化的标准还罢了,没有量化的标准,基本上是布置任务者布置的非常严重,但是接受任务者却只是表达一下情感而已。工作过程的辅导有时还好办,遇到具体难题,领导来了给予协调处理,但有时所谓遇到的难题只是工作任务执行者推脱责任的一种方式,那么英明的领导就会来一番严厉的语言表达一下自己的决心,下面根据领导情感表达来决定行事方式。对了工作结果的检查和工作情况的反思,基本上也是这样。企业规模越大,会议的形式成份越多,实质内容越少。
二是会议成为了“中国式结婚”。我曾经参加过一个大型集团的战略讨论会,与会代表均为该企业的高层。会议开了两三天,类似于恋爱的会议,到最终要形成结果时,会议责成分管战略部的某副总来写,这位副总接到任务后责成未参加会议的战略发展部经理来写,三天的会议精神只用了不到五分钟来传达;战略发展部经理又将任务分配给了一位能写的战略专员,五分钟的精神用了三分钟来传达。结果,这位能写的战略专员真的能写,写的东西最终会议一致通过。这还算是好的会议。一些差的会议,与会代表本身就没有讨论清楚问题的解决办法,就直接交给了笔杆子来完成。
就象中国式结婚往往不是由结婚双方决定一样,企业里很多会议的决议往往不是由与会讨论者来形成。如果笔杆子就能完成那些工作,还要开会做什么呢?
三是会议成为了“中国式离婚”。与恋爱不同的是,离婚更多的是吵架,但中国式离婚吵架往往是莫名其妙的。譬如,明明是讨论某几个岗位加班费的问题,但可能扯着扯着就扯到了“和谐不和谐”的问题上了。这时,谁要是不小心用错了一个词,或者用错了一个句式,该用陈述句的却用成了反问句,都可能导致整个会议主题的转化。有时,会议开了好几天,但是往往不是会议开的是什么。如果回顾一下会议的过程,会发现会议的每个局部都是符合逻辑的,但是整体就是跑了题。这种类型的会议非常之多,往往是牵扯到预算、考核、薪酬等与利益结合较紧的方面,多多少少都会出现这样的问题。
会议沟通尚且如此,其他的沟通方式效率也差强人意。文件传达时,政治语言多于管理语言,读与不读一个样;上下级之间的正式沟通,在上下级中有一个是新来的时候还可能出现,一旦熟悉了,要么就是上级与下级除了批评训话从不沟通,要么根本分不清是朋友谈话还是工作探讨。
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在主要沟通方式出现问题时,上下级之间的信息传递必然发生扭曲。工作任务布置时,内容不明确,传播方式又不规范,本身就为工作任务完成不了留下了空间;工作过程辅导时,领导讲些传达情感的话,下属于来点真真假假的情况,辅导往往也就成了形式。工作汇报时,可以用量化的语言,也可以用非量化的语言,可以强调结果,也可以强调过程,强调自身利益规避风险的汇报方式又使最终考核与反馈形同虚设,或者与工作本身关联度不大而与人事关系关联度足够大。
有足够多的培训课程在讲如何进行沟通,但是企业还是未能形成有序化的组织沟通。如何建立有序化的组织沟通,使组织沟通真正能形成正式信息的上下有效率的传导,真的是我们企业该思考的问题了。
三、横向责任不清导致的正式沟通受阻
除了上下级之间的纵向沟通,同级之间的横向沟通也有自己的特色。部门与部门之间、岗位与岗位之间,分管领导与分管领导之间的沟通,往往主要存在的问题是“脑袋随着屁股转”,本位思想严重,主动沟通较少。
本位思想是非常正常的现象,也是自古以来就存在的现象。国与国之间的关系,都会强调自身的利益;部与部之间也会强调自身的利益。一些央企集团下属的子集团,对待上面的母公司的态度和以母公司角色对待下面子公司的态度,也会自然表现出不同的倾向。我们认为,正是有了责任的划分,才使组织成为了组织,而不是一个群体。
然而,本位思想过于严重,却会带来的非常不利的负面效果,主要的就是不能达到协同效应,常常1+1不等于2,或者1+1还小于2。我们在企业中看到的现象非常明显,营销部门强调市场的需求,对生产部门反映过慢表示不满意;研发部门强调技术含量,对营销部门随口承诺客户表示不满意;生产部门强调成本,对营销部门的价格变化表示不满意等等。同一部门里,也经常出现属于责任归属的争吵。各个部门及岗位只关心自己的利益,而忽视了整个组织利最大化。
在责任划分不清晰的情况下,就会出现相互推诿及扯皮的现象。在履行责任的时候,自己能不做的就不做,能推给别人的就推给别人。在出了问题的时候,到底是谁的责任,又会相互扯皮。
一个理想的状况是,责任划分非常清楚,并且各个组成之间又能够主动沟通创造性地解决问题。然而,这个理想状况却非常难以达到。
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